Wie regelt de arbeidsovereenkomst bij payroll? - wijzijntop Personeelsdiensten

Bij payroll is het payrollbedrijf juridisch de werkgever van de medewerker. De opdrachtgever werft en selecteert de medewerker zelf, maar sluit geen eigen arbeidsovereenkomst. In plaats daarvan neemt het payrollbedrijf het formele werkgeverschap over en regelt alles rondom de arbeidsrelatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over payroll en de bijbehorende arbeidsovereenkomst.

Wie is juridisch de werkgever bij payroll?

Bij payroll is het payrollbedrijf de juridische werkgever van de medewerker. De opdrachtgever, dus jij als bedrijf, werft de medewerker zelf en bepaalt wie je wilt aannemen. Vervolgens draag je de formele werkgeversrol over aan het payrollbedrijf, dat de arbeidsovereenkomst sluit en alle bijbehorende verplichtingen op zich neemt.

Dit onderscheid is belangrijk. Als juridisch werkgever is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de salarisadministratie, afdrachten aan de Belastingdienst, vakantiegeld, pensioenopbouw en verzuimbegeleiding. Jij als opdrachtgever behoudt de dagelijkse leiding over de medewerker en bepaalt hoe en waar het werk wordt uitgevoerd. De aansturing op de werkvloer blijft dus volledig in jouw handen.

Deze constructie wordt ook wel het allocatiefunctie-onderscheid genoemd. Bij payroll heeft het payrollbedrijf geen actieve rol in het bij elkaar brengen van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt. Jij hebt de medewerker al gevonden. Het payrollbedrijf neemt uitsluitend de juridische en administratieve werkgeversrol over.

Wat staat er in een payrollarbeidsovereenkomst?

Een payrollarbeidsovereenkomst is een contract tussen de medewerker en het payrollbedrijf. Daarin staan de gebruikelijke arbeidsvoorwaarden, zoals het salaris, de werktijden, de functieomschrijving en de duur van het dienstverband. Bovendien is het payrollbedrijf wettelijk verplicht de medewerker dezelfde arbeidsvoorwaarden te bieden als medewerkers die rechtstreeks bij de opdrachtgever in dienst zijn.

Dit principe heet gelijke behandeling en is vastgelegd in de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi). Een payrollwerknemer heeft recht op hetzelfde loon, dezelfde toeslagen, dezelfde werktijden en vergelijkbare secundaire arbeidsvoorwaarden als een werknemer in vaste dienst bij de inlenende organisatie. Dit geldt ook voor pensioenopbouw. Payrollwerknemers hebben recht op een adequate pensioenregeling, wat in de praktijk betekent dat het payrollbedrijf de medewerker aanmeldt bij een passende pensioenregeling.

Verder vermeldt de overeenkomst wie de inlenende partij is, wat de toepasselijke cao is en hoe de beëindiging van de opdracht geregeld is. De medewerker weet zo precies bij wie hij in dienst is en wat zijn rechten zijn.

Wat is het verschil tussen payroll en uitzenden?

Het belangrijkste verschil tussen payroll en uitzenden is wie de medewerker werft en selecteert. Bij uitzenden doet het uitzendbureau actief de werving en koppelt het een kandidaat aan een opdrachtgever. Bij payroll heb jij als opdrachtgever de medewerker al zelf gevonden en draag je alleen het juridisch werkgeverschap over aan het payrollbedrijf.

Er zijn nog meer relevante verschillen:

Arbeidsvoorwaarden: Payrollwerknemers hebben recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als vaste medewerkers bij de opdrachtgever. Uitzendkrachten vallen doorgaans onder de ABU- of NBBU-cao, die andere voorwaarden kent.
Allocatiefunctie: Uitzendbureaus brengen actief vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar. Payrollbedrijven hebben die rol niet.
Flexibiliteit: Bij uitzenden kan de opdracht in principe snel worden beëindigd via het uitzendbeding. Bij payroll gelden de reguliere ontslagregels, wat meer zekerheid biedt aan de medewerker.
Doel: Uitzenden is geschikt wanneer je snel een kandidaat nodig hebt. Payroll is geschikt wanneer je al weet wie je wilt, maar de administratieve lasten van het werkgeverschap wilt vermijden.

Beide constructies zijn vormen van het ter beschikking stellen van arbeidskrachten, maar ze dienen een ander doel en kennen een andere juridische basis.

Welke rechten heeft een payrollwerknemer?

Een payrollwerknemer heeft dezelfde rechten als een medewerker in vaste dienst bij de opdrachtgever. Dit omvat gelijk loon, gelijke toeslagen, gelijke werktijden, recht op vakantiedagen, vakantiegeld, een adequate pensioenregeling en toegang tot dezelfde bedrijfsvoorzieningen. Daarnaast gelden de reguliere ontslagbescherming en de wettelijke opzegtermijnen.

Dit recht op gelijke behandeling is een bewuste keuze van de wetgever geweest. Vóór de invoering van strengere regelgeving werden payrollconstructies soms gebruikt om arbeidskosten te drukken door medewerkers minder rechten te geven dan hun collega’s. Dat is nu niet meer toegestaan.

Concreet betekent dit voor een payrollwerknemer:

Salaris conform de cao of het loongebouw van de opdrachtgever
Recht op dezelfde toeslagen, zoals onregelmatigheidstoeslag of ploegentoeslag
Pensioenopbouw via een adequate pensioenregeling
Recht op vakantiedagen en vakantiegeld
Ontslagbescherming via het UWV of de kantonrechter
Toegang tot bedrijfsregelingen, zoals een reiskostenvergoeding of personeelskorting

Het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van al deze verplichtingen. Als opdrachtgever ben jij verplicht het payrollbedrijf te informeren over de geldende arbeidsvoorwaarden binnen jouw organisatie.

Wanneer is payroll de juiste keuze voor een werkgever?

Payroll is de juiste keuze wanneer je als werkgever zelf al weet wie je wilt aannemen, maar de administratieve en juridische lasten van het werkgeverschap wilt uitbesteden. Het is bijzonder geschikt voor organisaties die flexibel willen blijven zonder een uitgebreide personeelsadministratie op te bouwen, of voor situaties waarin je iemand tijdelijk wilt inzetten zonder direct een vast contract aan te bieden.

Payroll past goed in de volgende situaties:

Je hebt een kandidaat gevonden via eigen netwerk of werving, maar wilt de administratie niet zelf voeren
Je wilt een medewerker eerst een periode testen voordat je hem of haar een vast contract aanbiedt
Je organisatie heeft geen eigen HR-afdeling of salarisadministratie
Je wilt het risico op loondoorbetalingsverplichting bij ziekte beperken
Je werkt met wisselende personeelsbehoeften en wilt schaalbaar blijven

Payroll is minder geschikt als je actief hulp nodig hebt bij het vinden van de juiste kandidaat. In dat geval zijn werving en selectie of uitzenden betere opties. Payroll veronderstelt dat de match tussen medewerker en organisatie al is gemaakt.

Hoe wij helpen met payroll

Bij wijzijntop Personeelsdiensten nemen wij het juridisch werkgeverschap en de volledige personeelsadministratie van je over, zodat jij je kunt richten op de dagelijkse aansturing en de productie. Jij behoudt de controle op de werkvloer, wij regelen de rest.

Concreet zorgen wij voor:

Het opstellen en beheren van de arbeidsovereenkomst
De volledige salarisadministratie en tijdige uitbetaling
Correcte afdrachten aan de Belastingdienst en pensioeninstelling
Verzuimbegeleiding en re-integratieondersteuning
Naleving van gelijke arbeidsvoorwaarden conform wet- en regelgeving
Persoonlijk contact via telefoon, WhatsApp of e-mail voor al je vragen

Onze aanpak is persoonlijk en direct. Je hebt altijd een vaste contactpersoon die jouw organisatie kent en snel kan schakelen. Wil je weten of payroll de juiste oplossing is voor jouw situatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen

Kan ik een medewerker via payroll in vaste dienst nemen?

Ja, dat is mogelijk. Na een periode van payroll kun je ervoor kiezen om de medewerker een directe arbeidsovereenkomst aan te bieden en hem of haar in vaste dienst te nemen. Het payrollbedrijf beëindigt dan het formele werkgeverschap en jij sluit zelf een contract met de medewerker. Dit maakt payroll een geschikte manier om iemand eerst te leren kennen voordat je een langdurige arbeidsrelatie aangaat.

Wat gebeurt er als een payrollwerknemer ziek wordt?

Als een payrollwerknemer ziek wordt, is het payrollbedrijf als juridisch werkgever verantwoordelijk voor de loondoorbetaling en de wettelijke re-integratieverplichting. Dit is meteen een van de grootste voordelen van payroll voor opdrachtgevers: het financiële en administratieve risico van ziekteverzuim ligt bij het payrollbedrijf, niet bij jou. Wel wordt van jou als opdrachtgever verwacht dat je meewerkt aan de re-integratie van de medewerker op de werkvloer.

Hoe snel kan ik een medewerker via payroll laten starten?

In de meeste gevallen kan een medewerker binnen enkele werkdagen via payroll aan de slag. Het payrollbedrijf stelt de arbeidsovereenkomst op, vraagt de benodigde gegevens op bij jou en de medewerker, en regelt de inschrijving in de salarisadministratie. Zorg dat je de geldende arbeidsvoorwaarden binnen jouw organisatie tijdig aanlevert, zodat het payrollbedrijf de overeenkomst correct kan opstellen.

Wat als ik de samenwerking met de medewerker wil beëindigen?

Bij payroll gelden de reguliere ontslagregels, wat betekent dat je niet zomaar de opdracht kunt beëindigen. Je hebt een geldige ontslaggrond nodig en dient de wettelijke opzegtermijnen in acht te nemen. Het payrollbedrijf begeleidt je in dit proces en handelt het formele ontslag af via het UWV of de kantonrechter. Het is daarom verstandig om bij twijfel over een langdurige samenwerking vooraf duidelijke afspraken te maken over de duur van de payrollovereenkomst.

Welke informatie moet ik als opdrachtgever aanleveren aan het payrollbedrijf?

Je bent als opdrachtgever verplicht het payrollbedrijf te informeren over de arbeidsvoorwaarden die binnen jouw organisatie gelden, zoals het toepasselijke loongebouw of de cao, toeslagen, werktijden, vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Daarnaast lever je de persoonlijke gegevens van de medewerker aan, zoals een geldig identiteitsbewijs en het BSN. Hoe vollediger en tijdiger jij deze informatie aanlevert, hoe sneller het payrollbedrijf alles correct kan inrichten.

Is payroll duurder dan iemand zelf in dienst nemen?

Payroll brengt een vergoeding met zich mee voor het payrollbedrijf, waardoor de directe kosten per medewerker iets hoger kunnen liggen dan bij een rechtstreeks dienstverband. Hier staat tegenover dat je bespaart op de kosten van een eigen HR-afdeling, salarisadministratie, verzuimmanagement en juridische ondersteuning. Voor veel organisaties, met name zonder eigen personeelsafdeling, wegen de tijdsbesparing en risicobeperking ruimschoots op tegen de extra kosten.

Kan ik meerdere medewerkers tegelijk via payroll laten werken?

Ja, er is geen maximum aan het aantal medewerkers dat je via payroll kunt laten werken. Payroll is zelfs bijzonder geschikt voor organisaties die met wisselende personeelsaantallen werken, omdat je eenvoudig kunt op- en afschalen zonder een uitgebreide eigen personeelsadministratie te hoeven bijhouden. Het payrollbedrijf beheert alle arbeidsovereenkomsten en zorgt voor een correcte en tijdige uitbetaling voor elke medewerker afzonderlijk.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.