Is payroll legaal en volgens de wet toegestaan? - wijzijntop Personeelsdiensten

Ja, payroll is volledig legaal en wettelijk toegestaan in Nederland. Payrollconstructies zijn geregeld in het Burgerlijk Wetboek en de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI). Wel gelden er strikte regels over de rechten van payrollwerknemers, de certificering van payrollbedrijven en de situaties waarin een constructie niet mag worden gebruikt. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over payroll en de wet.

Wat zegt de Nederlandse wet over payroll?

De Nederlandse wet erkent payroll als een legitieme vorm van arbeidsbemiddeling. Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in 2020 is payroll wettelijk gedefinieerd als een situatie waarbij een werkgever personeel ter beschikking stelt aan een opdrachtgever, zonder dat de payrollwerkgever zelf de allocatiefunctie vervult. De opdrachtgever bepaalt wie er wordt aangenomen en hoe het werk wordt uitgevoerd.

De WAB heeft de regels rondom payroll aanzienlijk aangescherpt. Payrollwerknemers hebben sindsdien recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers die direct in dienst zijn bij de opdrachtgever. Dit principe heet “gelijke behandeling” en is een van de kernbepalingen van de huidige wetgeving. Daarnaast is de WAADI van toepassing: bedrijven die arbeidskrachten ter beschikking stellen, moeten aan specifieke eisen voldoen.

Wat zijn de rechten van een payrollwerknemer?

Een payrollwerknemer heeft recht op dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden als een vergelijkbare werknemer die rechtstreeks bij de opdrachtgever in dienst is. Dit omvat hetzelfde loon, dezelfde toeslagen, gelijke werktijden en gelijkwaardige pensioenopbouw via een verplicht pensioenregime voor payrollwerknemers.

Concreet betekent dit dat de volgende rechten van toepassing zijn op een payrollwerknemer:

Recht op hetzelfde loon en dezelfde loonsverhogingen als collega’s bij de opdrachtgever
Recht op dezelfde vakantiedagen, vakantiegeld en overige vergoedingen
Recht op pensioenopbouw via een verplicht pensioenfonds voor payrollwerknemers
Bescherming via het reguliere ontslagrecht, inclusief de transitievergoeding
Recht op een vaste arbeidsovereenkomst na het doorlopen van de wettelijke ketenregeling

Payrollwerknemers vallen dus niet onder de soepelere regels die gelden voor uitzendkrachten. Dit maakt payroll een constructie met stevige rechtsbescherming voor de werknemer.

Wat is het verschil tussen payroll en uitzenden?

Het belangrijkste verschil tussen payroll en uitzenden zit in wie de werving en selectie uitvoert. Bij uitzenden zoekt het uitzendbureau actief naar geschikte kandidaten voor een opdrachtgever. Bij payroll heeft de opdrachtgever de medewerker zelf al gevonden en draagt die medewerker over aan het payrollbedrijf, dat het juridisch werkgeverschap overneemt.

Verdere verschillen zijn:

Arbeidsmarktrisico: Een uitzendbureau draagt arbeidsmarktrisico (het zoekt en plaatst kandidaten). Een payrollbedrijf draagt dit risico niet, omdat de opdrachtgever zelf werft.
Arbeidsvoorwaarden: Uitzendkrachten vallen onder de uitzend-cao, met een flexibelere rechtspositie in de beginfase. Payrollwerknemers hebben direct recht op gelijke arbeidsvoorwaarden als de vaste medewerkers bij de opdrachtgever.
Aansturing: Bij beide constructies stuurt de opdrachtgever de medewerker dagelijks aan, maar bij payroll is dit juridisch nadrukkelijker vastgelegd.

Kortom: uitzenden gaat over het vinden van personeel, payroll gaat over het overnemen van het werkgeverschap voor personeel dat de opdrachtgever al heeft gevonden.

Wanneer is een payrollconstructie niet toegestaan?

Een payrollconstructie is niet toegestaan wanneer deze wordt gebruikt om arbeidsrechtelijke bescherming te omzeilen. De wet stelt dat payroll alleen geldig is als de opdrachtgever zelf de werving en selectie heeft gedaan en het payrollbedrijf geen allocatiefunctie vervult. Wordt een payrollconstructie opgezet om werknemers minder rechten te geven dan ze zouden hebben bij een regulier dienstverband, dan is de constructie in strijd met de wet.

Specifieke situaties waarin payroll problematisch of ongeldig kan zijn:

Het bewust omzeilen van de ketenregeling om vaste contracten te voorkomen
Het niet toepassen van gelijke arbeidsvoorwaarden terwijl dat wettelijk verplicht is
Het inzetten van payroll bij een niet-gecertificeerd of niet-geregistreerd bureau
Constructies waarbij de schijn van payroll wordt gewekt, maar feitelijk sprake is van schijnzelfstandigheid of een verborgen dienstverband

De Belastingdienst en de Arbeidsinspectie controleren actief op misbruik van payrollconstructies. Bij overtredingen kunnen zowel de opdrachtgever als het payrollbedrijf aansprakelijk worden gesteld.

Moet een payrollbedrijf gecertificeerd zijn?

Ja, een payrollbedrijf moet in Nederland zijn ingeschreven in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) of beschikken over een geldige toelating op grond van de WAADI. Sinds de invoering van de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten geldt een verplicht toelatingstelsel voor alle bedrijven die arbeidskrachten ter beschikking stellen, inclusief payrollbedrijven.

Voor opdrachtgevers is het werken met een gecertificeerd of toegelaten payrollbedrijf belangrijk omdat:

Zij anders aansprakelijk kunnen worden gesteld voor niet-betaalde loonheffingen en premies
Een gecertificeerd bureau aantoonbaar voldoet aan de wettelijke eisen rondom loonadministratie en arbeidsvoorwaarden
Werken met een niet-toegelaten bureau kan leiden tot boetes van de Nederlandse Arbeidsinspectie

Controleer bij het kiezen van een payrollpartner altijd of het bedrijf is opgenomen in het publieke register van toegelaten uitleenbedrijven.

Is payroll voordelig voor werkgevers én werknemers?

Payroll kan voor beide partijen voordelig zijn, maar de voordelen verschillen per situatie. Voor werkgevers biedt payroll administratieve ontzorging: zij zijn verlost van salarisadministratie, verzuimregelingen en arbeidsrechtelijke verplichtingen, terwijl zij de dagelijkse aansturing zelf in handen houden. Voor werknemers biedt payroll zekerheid door een formele arbeidsovereenkomst en wettelijk verankerde gelijke behandeling.

Voordelen voor werkgevers:

Geen werkgeversrisico’s rondom ziekte, ontslag en administratie
Flexibele personeelsinzet zonder de lasten van een volledig werkgeverschap
Tijdsbesparing op HR-taken en salarisverwerking

Voordelen voor werknemers:

Formele arbeidsovereenkomst met rechtsbescherming
Gelijke arbeidsvoorwaarden als collega’s bij de opdrachtgever
Pensioenopbouw via een verplicht pensioenfonds

Het is wel belangrijk dat beide partijen begrijpen wat payroll inhoudt. Werknemers die niet weten dat zij via een payrollconstructie werken, kunnen verward raken over wie hun formele werkgever is. Transparantie aan het begin van de samenwerking voorkomt misverstanden.

Hoe wij jou helpen met payroll

Bij wijzijntop Personeelsdiensten nemen wij het juridisch werkgeverschap en de volledige personeelsadministratie van je over, zodat jij je kunt richten op wat echt telt: het werk en de dagelijkse aansturing van je medewerker. Onze payrolloplossing is volledig in lijn met de Nederlandse wet en biedt zekerheid voor zowel jou als opdrachtgever als voor de medewerker die bij jou werkt.

Wat wij voor je regelen:

De arbeidsovereenkomst en alle bijbehorende documentatie
Salarisadministratie en correcte loonheffingen
Verzuimregelingen en begeleiding bij ziekte
Pensioenopbouw en naleving van gelijke arbeidsvoorwaarden
Persoonlijk contact via telefoon, WhatsApp of e-mail met een vaste specialist

Wil je weten of payroll de juiste oplossing is voor jouw situatie? Neem direct contact op met een van onze specialisten. Wij denken graag met je mee en zorgen voor een payrolloplossing die past bij jouw organisatie en medewerkers.

Veelgestelde vragen

Kan ik als werkgever zelf kiezen welk payrollbedrijf ik inschakel, of ben ik gebonden aan specifieke partijen?

Je bent als werkgever vrij om zelf een payrollbedrijf te kiezen, zolang dat bedrijf is toegelaten op grond van de WAADI en is opgenomen in het publieke register van toegelaten uitleenbedrijven. Controleer dit altijd vooraf, want werken met een niet-toegelaten bureau kan leiden tot aansprakelijkheid voor loonheffingen en boetes van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Vergelijk ook de dienstverlening, het persoonlijk contact en de tariefstructuur van verschillende payrollbedrijven voordat je een keuze maakt.

Wat gebeurt er als mijn medewerker ziek wordt — wie is dan verantwoordelijk?

Bij een payrollconstructie is het payrollbedrijf juridisch gezien de werkgever en daarmee verantwoordelijk voor de loondoorbetaling bij ziekte en de wettelijke re-integratieverplichtingen. De opdrachtgever behoudt echter een actieve rol in de dagelijkse begeleiding van de zieke medewerker en het re-integratietraject. Het is belangrijk om bij de start van de samenwerking duidelijke afspraken te maken over hoe ziekteverzuim in de praktijk wordt afgehandeld.

Hoe verloopt de overgang als ik een medewerker die al bij mij in dienst is wil onderbrengen bij een payrollbedrijf?

De overgang van een bestaand dienstverband naar een payrollconstructie vereist instemming van de medewerker, omdat het juridisch werkgeverschap wijzigt. In de praktijk wordt het lopende contract beëindigd en sluit de medewerker een nieuwe arbeidsovereenkomst met het payrollbedrijf. Let erop dat de arbeidsvoorwaarden gelijk blijven of verbeteren, en dat de opgebouwde rechten — zoals het aantal contracten in de ketenregeling — correct worden meegenomen.

Heeft een payrollwerknemer na verloop van tijd recht op een vast contract?

Ja, payrollwerknemers vallen onder de reguliere ketenregeling: na drie opeenvolgende tijdelijke contracten binnen drie jaar ontstaat automatisch een recht op een vast contract. Dit is een belangrijk verschil met uitzendkrachten, die in de beginfase soepelere regels kennen. Als opdrachtgever is het verstandig om hier samen met je payrollbedrijf tijdig op te anticiperen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Wat is een veelgemaakte fout bij het opzetten van een payrollconstructie?

Een veelgemaakte fout is het niet of onvolledig toepassen van de gelijke arbeidsvoorwaarden. Werkgevers vergeten soms dat niet alleen het basissalaris gelijk moet zijn, maar ook toeslagen, bonussen, vakantiedagen en andere secundaire arbeidsvoorwaarden die gelden voor vergelijkbare medewerkers in dienst bij de opdrachtgever. Een andere veelvoorkomende fout is samenwerken met een payrollbedrijf dat niet is geregistreerd of toegelaten, wat juridische en financiële risico's met zich meebrengt.

Kan payroll ook worden ingezet voor buitenlandse medewerkers die in Nederland werken?

Ja, payroll kan ook worden gebruikt voor buitenlandse medewerkers die in Nederland werkzaam zijn, maar dan gelden aanvullende regels rondom werkvergunningen, de meldingsplicht voor buitenlandse werknemers en eventuele toepasselijke cao's. Het payrollbedrijf is als juridisch werkgever verantwoordelijk voor de naleving van deze verplichtingen. Kies in dit geval een payrollpartner met aantoonbare ervaring in internationale personeelszaken.

Hoe weet ik of payroll de juiste keuze is voor mijn organisatie, of dat een regulier dienstverband beter past?

Payroll is met name geschikt als je de dagelijkse aansturing zelf wilt houden, maar de administratieve en juridische werkgeverslasten wilt uitbesteden. Een regulier dienstverband past beter als je een langdurige, strategische medewerker zoekt en geen bezwaar hebt tegen het volledig werkgeverschap. Twijfel je? Laat je dan adviseren door een payrollspecialist die jouw specifieke situatie — zoals de omvang van je organisatie, het type functies en de gewenste flexibiliteit — meeweegt in het advies.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.