Wie is er juridisch verantwoordelijk bij een payrollmedewerker?

Bij een payrollmedewerker is het payrollbedrijf officieel de juridische werkgever. Dat betekent dat het payrollbedrijf de arbeidsovereenkomst sluit, het salaris betaalt en verantwoordelijk is voor de personeelsadministratie en wettelijke verplichtingen. De inlenende werkgever behoudt wel de dagelijkse aansturing en draagt eigen verantwoordelijkheden op de werkvloer. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over juridische verantwoordelijkheid bij payroll.

Wie geldt er officieel als werkgever bij payroll?

Bij payroll geldt het payrollbedrijf officieel als juridisch werkgever. Het payrollbedrijf sluit de arbeidsovereenkomst met de medewerker, betaalt het loon en draagt de werkgeverslasten. De inlenende organisatie, ook wel de opdrachtgever of inlener genoemd, stuurt de medewerker dagelijks aan, maar is formeel geen werkgever in juridische zin.

Dit onderscheid is vastgelegd in de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTZA) en de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). Sinds de invoering van de WAB in 2020 zijn payrollmedewerkers wettelijk beter beschermd. Ze hebben recht op dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden als medewerkers die rechtstreeks in dienst zijn bij de inlener, de zogenoemde gelijke behandeling.

In de praktijk betekent dit dat de inlener bepaalt wat de medewerker doet en hoe, maar dat alle formele werkgeversverplichtingen bij het payrollbedrijf liggen. Dit maakt payroll aantrekkelijk voor organisaties die personeel willen inzetten zonder de administratieve en juridische lasten van het werkgeverschap zelf te dragen.

Welke juridische verplichtingen heeft het payrollbedrijf?

Het payrollbedrijf draagt als juridisch werkgever een breed scala aan wettelijke verplichtingen. Dat omvat het opstellen en nakomen van de arbeidsovereenkomst, tijdige salarisbetaling, afdracht van loonbelasting en sociale premies, naleving van de Arbowet en het voeren van de verzuimadministratie, inclusief loondoorbetaling bij ziekte.

Concreet gaat het om de volgende verplichtingen:

Het sluiten van een rechtsgeldige arbeidsovereenkomst met de medewerker
Correcte en tijdige salarisadministratie en loonbetaling
Afdracht van loonheffingen en werkgeverspremies aan de Belastingdienst
Loondoorbetaling bij ziekte gedurende de wettelijke periode
Opbouw en uitbetaling van vakantiedagen en vakantiegeld
Naleving van de toepasselijke cao en arbeidsvoorwaarden
Zorgplicht in het kader van de Arbowet, in samenwerking met de inlener

Het payrollbedrijf is dus verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met de formele arbeidsrelatie. De inlener hoeft zich daar in principe niet mee bezig te houden, wat de administratieve last aanzienlijk verlaagt.

Wat zijn de verantwoordelijkheden van de inlenende werkgever?

De inlenende werkgever is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, de werkomstandigheden op de werkvloer en de naleving van arbo- en veiligheidsregels op de werkplek. Hoewel de inlener geen juridisch werkgever is, heeft hij wel degelijk concrete verplichtingen tegenover de payrollmedewerker.

De inlener bepaalt wat de medewerker doet, hoe het werk wordt uitgevoerd en welke werktijden gelden. Daarnaast is de inlener verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving. Dit houdt in dat de inlener risico-inventarisaties uitvoert, de juiste beschermingsmiddelen verstrekt en de payrollmedewerker instrueert over veiligheidsprotocollen.

Ook heeft de inlener de verplichting om de payrollmedewerker gelijk te behandelen als eigen medewerkers in vergelijkbare functies. Denk aan toegang tot bedrijfsfaciliteiten, werktijdenregelingen en eventuele bonusregelingen die voor het overige personeel gelden. Bij misstanden op de werkvloer, zoals pesten of discriminatie, ligt de zorgplicht primair bij de inlener als de situatie zich daar voordoet.

Wie is aansprakelijk bij een arbeidsongeval met een payrollmedewerker?

Bij een arbeidsongeval met een payrollmedewerker zijn zowel het payrollbedrijf als de inlener potentieel aansprakelijk, afhankelijk van de oorzaak van het ongeval. De inlener is primair verantwoordelijk voor de veiligheid op de werkplek, terwijl het payrollbedrijf als juridisch werkgever de werkgeversaansprakelijkheid draagt op grond van artikel 7:658 BW.

Artikel 7:658 BW verplicht de werkgever om te zorgen voor een veilige werkomgeving. Omdat het payrollbedrijf juridisch werkgever is, kan de medewerker het payrollbedrijf aanspreken bij schade door een arbeidsongeval. Het payrollbedrijf kan die aansprakelijkheid vervolgens verhalen op de inlener als blijkt dat het ongeval is veroorzaakt door een onveilige situatie op de werkplek waarvoor de inlener verantwoordelijk was.

In de praktijk betekent dit dat de inlener er belang bij heeft om de arboregels strikt na te leven. Een goede samenwerking tussen het payrollbedrijf en de inlener op het gebied van veiligheidsbeleid is dan ook essentieel om aansprakelijkheidsrisico’s te beperken.

Wat is het verschil tussen payroll en uitzenden qua aansprakelijkheid?

Het belangrijkste verschil tussen payroll en uitzenden qua aansprakelijkheid zit in de mate van flexibiliteit voor de inlener en de bescherming van de medewerker. Bij uitzenden heeft het uitzendbureau meer vrijheid om de arbeidsrelatie te beëindigen via een uitzendbeding, terwijl payrollmedewerkers sterker beschermd zijn en recht hebben op gelijke arbeidsvoorwaarden als het vaste personeel van de inlener.

Aansprakelijkheid bij uitzenden

Bij een uitzendconstructie geldt het uitzendbureau eveneens als juridisch werkgever. Het uitzendbureau kan echter gebruikmaken van het uitzendbeding, waardoor de arbeidsovereenkomst automatisch eindigt als de inlener de medewerker niet meer nodig heeft. Dit geeft de inlener meer flexibiliteit, maar ook minder zekerheid voor de medewerker. De aansprakelijkheid bij arbeidsongevallen is vergelijkbaar met payroll: de inlener is verantwoordelijk voor de werkomstandigheden, het uitzendbureau draagt de formele werkgeversaansprakelijkheid.

Aansprakelijkheid bij payroll

Bij payroll is de constructie specifiek bedoeld voor situaties waarbij de inlener zelf de medewerker heeft gevonden en de arbeidsrelatie wil uitbesteden aan een payrollbedrijf. De medewerker heeft dezelfde rechtspositie als een medewerker in vaste dienst, inclusief dezelfde ontslagbescherming. Dit maakt de aansprakelijkheidsverdeling bij payroll in sommige gevallen zwaarder voor de inlener, omdat de medewerker sterker beschermd is en minder snel ontslagen kan worden.

Wanneer kan een payrollmedewerker direct de inlener aanspreken?

Een payrollmedewerker kan de inlener direct aanspreken wanneer de schade of het probleem is veroorzaakt door een situatie waarvoor de inlener verantwoordelijk is, zoals een onveilige werkplek, discriminatie, pesten of het niet naleven van gelijke arbeidsvoorwaarden. Op grond van artikel 7:658 lid 4 BW is de inlener aansprakelijk voor schade die de medewerker lijdt in de uitoefening van zijn werkzaamheden.

Dit betekent dat de payrollmedewerker niet uitsluitend is aangewezen op het payrollbedrijf als er iets misgaat op de werkvloer. Als de inlener aantoonbaar tekortgeschoten is in zijn zorgplicht, kan de medewerker de inlener rechtstreeks aanspreken voor schadevergoeding. Denk aan situaties waarbij de inlener verzuimd heeft de juiste veiligheidsmiddelen te verstrekken of waarbij de medewerker blootgesteld is aan gevaarlijke stoffen zonder adequate bescherming.

Daarnaast kan een payrollmedewerker de inlener aanspreken als hij of zij ongelijk behandeld wordt ten opzichte van vergelijkbare medewerkers in vaste dienst. De WAB verplicht de inlener namelijk om payrollmedewerkers gelijkwaardig te behandelen op het gebied van arbeidsvoorwaarden.

Hoe wij bij payroll de juridische verantwoordelijkheid van je overnemen

Bij wijzijntop Personeelsdiensten nemen wij het volledige juridisch werkgeverschap van je over zodra je kiest voor onze payrolloplossing. Dat betekent dat jij je kunt blijven focussen op de dagelijkse aansturing van je medewerkers, terwijl wij alle juridische en administratieve verplichtingen voor onze rekening nemen.

Concreet regelen wij voor jou:

Het opstellen en beheren van de arbeidsovereenkomst
De volledige salarisadministratie en loonbetaling
Afdracht van loonheffingen en sociale premies
Verzuimbegeleiding en loondoorbetaling bij ziekte
Naleving van de toepasselijke cao en wettelijke arbeidsvoorwaarden
Persoonlijk contact via telefoon, WhatsApp of e-mail voor al je vragen

Wij geloven dat een goede samenwerking begint met duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. Onze aanpak is persoonlijk en transparant, zodat je altijd weet waar je aan toe bent. Wil je weten hoe payroll via wijzijntop voor jouw organisatie werkt? Neem dan direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen

Kan ik als inlener zelf bepalen welke arbeidsvoorwaarden een payrollmedewerker krijgt?

Nee, als inlener heb je hier beperkte vrijheid in. Op grond van de WAB zijn payrollmedewerkers wettelijk verplicht dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden te ontvangen als vergelijkbare medewerkers die rechtstreeks bij jou in dienst zijn. Dit betekent dat het payrollbedrijf de arbeidsvoorwaarden moet afstemmen op jouw organisatie en eventuele cao. Je kunt dus niet bewust slechtere voorwaarden aanbieden aan payrollmedewerkers dan aan je eigen personeel.

Wat gebeurt er als het payrollbedrijf failliet gaat? Ben ik dan als inlener verantwoordelijk voor de medewerkers?

Als het payrollbedrijf failliet gaat, vervalt de juridische werkgeversrelatie en kunnen medewerkers in principe geen loon meer ontvangen van het payrollbedrijf. In dat geval springt het UWV bij voor de loonbetaling via de loongarantieregeling. Als inlener ben je niet automatisch verantwoordelijk voor het doorbetalen van loon, maar het is verstandig om bij het kiezen van een payrollbedrijf te letten op financiële stabiliteit en of het bedrijf gecertificeerd is onder de WTZA.

Hoe zit het met de ontslagbescherming van een payrollmedewerker? Is die sterker dan bij een uitzendkracht?

Ja, payrollmedewerkers hebben een sterkere ontslagbescherming dan uitzendkrachten. Bij payroll kan het payrollbedrijf geen gebruik maken van het uitzendbeding, wat betekent dat de medewerker dezelfde ontslagprocedure doorloopt als een reguliere werknemer in vaste dienst. Ontslag moet dus via het UWV of de kantonrechter worden aangevraagd, en er gelden de gebruikelijke opzegtermijnen en ontslaggronden. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor inleners die behoefte hebben aan personeelsflexibiliteit.

Welke stappen moet ik als inlener nemen om te voldoen aan mijn arbo-verplichtingen tegenover payrollmedewerkers?

Als inlener ben je verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving, ook voor payrollmedewerkers. Zorg in ieder geval voor een actuele Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E), verstrek de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen en geef payrollmedewerkers bij aanvang een gedegen veiligheidsinstructie. Stem je arbobeleid af met het payrollbedrijf, zodat jullie gezamenlijk de zorgplicht invullen en aansprakelijkheidsrisico's worden beperkt.

Moet het payrollbedrijf gecertificeerd zijn om legaal te mogen opereren in Nederland?

Ja, sinds de invoering van de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTZA) zijn payrollbedrijven verplicht om een toelating te hebben van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Bedrijven zonder deze toelating mogen wettelijk gezien geen arbeidskrachten ter beschikking stellen. Als inlener is het belangrijk om te controleren of het payrollbedrijf waarmee je samenwerkt geregistreerd staat in het openbare register, om juridische en financiële risico's te vermijden.

Kan ik een medewerker die ik zelf heb geworven direct onderbrengen bij een payrollbedrijf?

Ja, dat is zelfs de meest voorkomende situatie bij payroll. Je werft en selecteert de medewerker zelf, waarna het payrollbedrijf het formele werkgeverschap overneemt door een arbeidsovereenkomst te sluiten met de medewerker. Jij blijft de medewerker dagelijks aansturen, terwijl het payrollbedrijf alle juridische en administratieve verplichtingen afhandelt. Dit onderscheidt payroll van uitzenden, waarbij het uitzendbureau doorgaans ook de werving en selectie verzorgt.

Wat zijn de meest voorkomende fouten die inleners maken bij een payrollconstructie?

Een veelgemaakte fout is dat inleners denken dat zij bij payroll volledig van alle verantwoordelijkheden zijn verlost, terwijl zij nog steeds aansprakelijk kunnen zijn voor werkomstandigheden en gelijke behandeling op de werkvloer. Andere veelvoorkomende fouten zijn het niet controleren of het payrollbedrijf een geldige WTZA-toelating heeft, het onvoldoende afstemmen van arbeidsvoorwaarden zodat payrollmedewerkers onbedoeld minder gunstige voorwaarden krijgen, en het verwaarlozen van een heldere schriftelijke inlenerovereenkomst met het payrollbedrijf. Een transparante samenwerking en duidelijke afspraken vooraf voorkomen de meeste problemen.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.